Saca jugo a tus reuniones

Creado: 2025-04-24 06:47

Si, como me pasa a mí, estás en 20 fregaos a la vez, te ocurrirá que a veces te cuesta enfocar y acordarte de todo lo que se ha hablado en esas 6 reuniones de cada proyecto. Para colmo algunas han sido online, otras presenciales… y en dos semanas eres incapaz de recordar los detalles o interpretar esas notas que, en su momento, veías clarísimas.

Pues bien, aquí viene la IA al rescate. En concreto una herramienta de Google que, aunque pensada para ayudarnos en formación, tiene muchas posibilidades.

NotebookLM fue lanzada hace ya meses, pero se puso de moda cuando incorporaron el resumen de audio (ya lo comentamos en su momento) que permitía hacer podcast a partir del contenido de tus fuentes.

Yo uso NotebookLM para bastantes cosas, pero te contaré una de las más potentes, lo utilizo como archivo y fuente de conocimiento de mis reuniones. Es muy sencillo.

En tu próxima reunión pide permiso a los asistentes para grabarla (desde la irrupción de los “note takers” estamos bastante acostumbrados), y registra la reunión completa. Si es online lo puedes hacer con una aplicación en tu ordenador, yo uso Cleanshot en Mac , y si es presencial directamente en una nota de voz. Si son muy largas o sesiones de trabajo, a veces las corto en varias separadas por temas.

Además tomo mis notas con algunas conclusiones o esquemas sobre lo que estamos hablando. Veremos en otro capítulo qué hacer con esas anotaciones.

Una vez terminada la reunión abro NotebookLM, creo un cuaderno nuevo y lo nombro con el título del proyecto. NotebookLM tiene tres partes diferenciadas, a la izquierda en la interfaz puedes añadir fuentes y documentos. PDFs, imágenes, enlaces, vídeos desde YouTube, audios…

En esa parte es donde subo el o los archivos con la grabación, que previamente he renombrado con el asunto de la reunión y la fecha.

Lo primero que hace la aplicación es transcribir la totalidad de la reunión. No es capaz (de momento) de identificar 100% a los hablantes pero tampoco lo hace mal. Si al principio os habéis presentado, esa información será relevante. Si no, la puedes incorporar como nota adjunta.

Una vez transcritos los audios te mostrará un resumen de los mismos. A partir de aquí empiezo a extraer conclusiones preguntando en la zona central de la interfaz: Hazme un breve resumen de la reunión para la herramienta de seguimiento. Dame un listado con los asistentes. Qué opina el cliente de la propuesta presentada. Cuáles han sido los puntos débiles sobre los que deberemos centrarnos, Qué preocupación tiene el equipo de marketing. Qué tareas y plazos hemos definido, ordenadas por responsable (aquí hago trampas, a menudo en la reunión explicito estos datos para que luego sea más sencillo recuperarlos, vamos lo que haría aunque no siguiese este proceso)

La principal ventaja para esta tarea de esta herramienta es que NotebookLM solo usa información de las fuentes que le has proporcionado para contestar a tus preguntas. No usa el conocimiento con el que ha sido entrenado, así que esto reduce muchísimo las alucinaciones y errores. Además referencia en cada respuesta a las zonas del audio de donde ha sacado la información, con lo que puedes comprobar si es o no correcto.

Como esto lo hago con la reunión fresca, puedo complementar y corregir toda esa información y guardarla como una nota, en la tercera franja a la derecha en la interfaz.

Esas notas puedes, a su vez, añadirlas como fuentes y servirán para ampliar la información de la que dispone el modelo.

Si en dos semanas no recuerdas, por ejemplo, cuántos usuarios te dijo el cliente que entraban en su site mensualmente y no lo apuntaste porque te fiaste de tu memoria (mal!), abres el notebook que estará almacenado en tu herramienta con un título bien claro y le preguntas al modelo. Te contestará con el dato que él sí que tiene.

En próximos capítulos veremos con más detalle más ejemplos de uso de NotebookLM, pero este es de lo más potente.

¿Usas esta herramienta para esta tarea de otra forma? ¿O para otras cosas que nos puedan venir bien a los demás? Cuéntanos, qué somos todo oídos

PD: Cuidado con apostar todo a buenos productos made in Google, que tiene un histórico tremendo de matar cosas que molan https://killedbygoogle.com/